クリニックの窓口で受付業務に携わっていると、毎日数え切れないほどの予約電話に対応します。その中で、私たちが「この方は準備が素晴らしいな」と感じる電話もあれば、お互いに情報の確認に時間がかかってしまう残念なパターンもあります。お互いにとってストレスなく、最短で予約を確定させるためのヒントを、受付の立場からお話しさせていただきます。まず、電話をかけるタイミングですが、午前中の診療開始直後や、午後の診療が終わる間際は、会計や緊急の患者さんの対応で非常に混雑しています。できれば、午前11時頃や午後16時頃といった、比較的落ち着いた時間帯に狙いを定めると、スタッフも丁寧に対応しやすくなります。電話がつながったら、まずは「初診の予約」なのか「再診の予約」なのかを真っ先に伝えていただけると助かります。それによって私たちが開くカルテの画面が異なるからです。初診の場合は「インターネットを見てお電話しました。初めてなのですが予約は取れますか」と言っていただければ十分です。その後、私たちが尋ねる項目は決まっており、お名前、生年月日、現在最も困っている症状、そして当院までの交通手段などです。特に症状については、具体的に「何日前から」「どこが」「どのように」痛むのかを簡潔に教えていただけると、必要な検査枠の確保や、専門の医師の担当日に合わせるといった調整が可能になります。また、現在他の病院で治療を受けていたり、常用している薬がある場合は、その情報も非常に重要です。お薬手帳が手元にあると、電話口でスムーズに受け答えができるでしょう。日程調整については、ピンポイントで「〇月〇日の〇時」と指定されるよりも、「来週の火曜日の午後か、水曜日の午前中」といったように、ある程度の幅を持たせていただけると、空いている枠をすぐにご提案できます。最後に忘れないでいただきたいのが、お名前の確認です。珍しい苗字や、読み方が複数あるお名前の場合は「12月のじゅうに、に、月曜日のげつ、で充月です」というように、漢字の説明を添えていただけると入力ミスを防げます。電話の最後にはこちらから予約日時を復唱しますので、必ずメモを取ってください。予約は私たちと患者さんの大切なお約束です。もし都合が悪くなった場合にキャンセルや変更の電話をいただくことも、立派なマナーの1つです。お互いに気持ちよく、最適なタイミングで診察が受けられるよう、ほんの少しの準備を持ってご連絡いただければ幸いです。